一台琴放在家里，是乐器；放在琴房里，是设备。设备要有人管、有记录、有更换周期。机构用琴坏得比家用快，多数不是质量问题，是没人按周看过它。
台账要记哪几项。琴的编号与所在教室、型号与购入日期、最近一次调音日期、换弦记录（哪一根、什么时候）、湿度记录（每周一次就够）、异常与维修记录、责任人。纸质表格或共享文档都行，关键是"每周真的有人写"——只建表不填，等于没有。
每天：上课前后各三十秒。琴罩有没有盖好、筝码有没有移位、有没有明显松掉的弦、有没有霉味。码位偏了当场按标记复位，不要等下次调音——码位错着弹一节课，学生的手型和音准判断都跟着错。
每周：调音一次，顺便看两处。不需要每节课前都调，但一周至少一次。调的时候看前岳山和弦孔处有没有起毛、断丝；再用干布擦一遍面板和琴弦，不要用湿布，水会顺着弦孔进去。
每月：湿度、轸子、面板、底板。湿度计读数记进台账，40% 到 60% 是常见的目标区间；逐个试一下弦轴有没有变滑；侧光看面板有没有新裂纹；看底板音孔周围有没有变形。北方供暖期和南方回南天，这一项要从每月加密到每周。
每学期与每学年：盘点。哪些琴该换弦了（按使用时长和音色判断，不是按买回来多久）、哪些该降级给初学者用、哪些该报废。考级用琴和启蒙用琴分开管理，好琴被初学者天天练，磨损速度会快很多。
多人使用的特殊问题。磨损集中在琴首和中音区——手和义甲落得最多的地方。轮换使用能明显摊薄这个磨损；给每台琴固定一个"使用者范围"，比让十几个人共用一台好得多。汗渍要及时擦，久了会渗进漆面。
记录真正的用处。出问题的时候，你能查到"上一次正常是什么时候、中间谁用过、做过什么"，维修判断会快很多，也不容易被糊弄。而机构下一次采购时，台账就是最硬的依据：哪一款耐用、哪一款返修多、哪一种配置其实用不上。
台账不是给检查看的，是给自己省钱的。一张 A4 表、每周十分钟，能把"突然发现琴坏了"变成"上个月就知道它该换了"。